¿Cuántas horas se van en cuadrar Excel que nunca cierran?

La respuesta corta: más de las que aparecen en cualquier reporte. Cuando cada área lleva los mismos datos en su propio archivo, alguien tiene que dedicar horas a que los tres coincidan. Esas horas ya están pagadas en la nómina todos los meses; lo que no se anota en ningún lado es que las dedica gente contratada para otra cosa.

El problema casi nunca es Excel. Es que un mismo dato se escribe varias veces a mano. Y cada vez que se escribe a mano hay una posibilidad de que quede distinto.

Por qué los números nunca cierran

Hay tres formas normales en que dos archivos dejan de coincidir, y las tres le pasan a empresas que hicieron todo bien:

• Alguien corrige un dato en su archivo y no avisa a las demás áreas.
• Dos áreas miden lo mismo con criterios distintos: para una un pedido ya está cerrado, para la otra todavía falta facturarlo.
• Circula una versión por correo que ya no es la de la carpeta compartida.

Ninguna es culpa de alguien

Las tres son el resultado natural de un proceso que depende de que varias personas escriban lo mismo sin que exista un solo lugar donde vive el dato. Cuando alguien dice "es que nadie subió la información", tiene razón: el proceso no tiene forma de obligar a que la suban, ni de avisar que falta.

Cómo se ve el costo real

Para dimensionarlo no hace falta contratar nada. Anote durante dos semanas estas cuatro cosas:

1. 1.Cuántas personas tocan el mismo dato en una semana.
2. 2.Cuántas horas se van en descargar, pegar, filtrar y revisar que cuadre.
3. 3.Cuántas veces alguien tuvo que volver a preguntar si ese número ya es el definitivo.
4. 4.Cuántas decisiones se tomaron con un dato que después resultó estar mal.

Suele sorprender. No porque el número sea enorme, sino porque nadie lo había sumado nunca.

Qué se hace, en orden

La solución no es prohibir Excel. Su equipo va a seguir usando hojas de cálculo para mirar, filtrar y comparar, y está bien: para eso son buenas. Lo que cambia es de dónde salen.

1. 1.Definir quién manda: de lo que ya tiene, cuál es el lugar donde el dato es correcto.
2. 2.Capturar una sola vez: la información entra una vez y las demás áreas la consultan.
3. 3.Seguir usando Excel, pero generado desde el dato oficial en lugar de reescrito a mano.

A veces eso significa un sistema a la medida. Otras, conectar dos sistemas que usted ya paga y que nunca se hablaron. Y otras, algo mucho más chico: un formulario bien hecho y un reporte que salga solo. Esa decisión se toma mirando lo que usted ya tiene, no antes.

Cuándo conviene dejarlo estar

Si el cruce de datos pasa una vez al mes y toma media hora, no hay nada que construir: arreglarlo costaría más que el problema. Esa cuenta también hay que hacerla, y es parte de la conversación. No todo lo que molesta justifica una inversión.